Виды и классификация документов. Классификация бухгалтерских документов

Современный человек, осуществляя деятельность в той или иной сфере, часто работает с различными документами. Какова специфика их классификации? Какова целесообразность выделения тех или иных самостоятельных категорий источников? Какова специфика подходов к классификации документов, сложившаяся на российских предприятиях?

Предмет классификации

Прежде чем говорить о подходах к делению источников на те или иные классы, полезно определиться с тем, что такое собственно понятие документа. Классификация документов предполагает определенный процесс ее осуществления. Что под ним склонны понимать современные исследователи?

Согласно распространенной трактовке, понятие документа может быть интерпретировано как отражение в той или иной устойчивой форме — печатной или компьютерной - сведений, значимых с хозяйственной, социальной, культурной, юридической или управленческой точки зрения. Имеет значение то, насколько соответствует источник этой информации критериям, принятым для конкретной сферы, в которой предполагается его использование.

Теперь становится понятно, что такие категории, как информация и документ, классификация документа, играют важнейшую роль в бизнесе и государственном управлении, в образовании и иных сферах деятельности человека. Использование определенных критериев отнесения источников к определенному классу придает устойчивость системе управления, программе образования, правовому и даже политическому режиму,облегчает доступ заинтересованных граждан к требуемым данным.

Критерии и признаки классификации документов, принятые в том или ином государстве или экономической отрасли, могут быть самыми разными. Рассмотрим те, что сложились в современной российской бизнес-практике. Для начала определимся с базовым термином, о котором идет речь.

Какие бывают виды документов?

Классификация и виды документов

Делопроизводство  – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации); организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам  письменной (документированной) связи относятся:

деловые письма, договоры, соглашения; доклады, отчеты; телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

Устная связь осуществляется при помощи:

устных переговоров, совещаний; телефонных переговоров; переговорных устройств и громкоговорящей связи; телеконференций и т.п.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

Главная цель делопроизводства  – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводства вытекают  основные задачи:

создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.); регистрация документов; передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения; передача документов для их последующего решения; систематизация документооборота в организации.

Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

Виды документов в электронном документообороте. Synerdocs

Прежде чем перечислять существующие виды электронных документов , давайте разберемся с определением.

Что такое документ электронный, написано в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно- телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Виды электронных документов

Существует далеко не одна классификация, выделяющая те или иные виды электронных документов . Остановимся на наиболее распространенных.

По типу содержимого. Чаще всего электронные документы классифицируют по такому критерию, как тип содержимого. В этом случае выделяют текстовые, графические, анимационные, звуковые, мультимедийные файлы.

По доступности. В зависимости от степени доступности документ электронный может быть открытым и скрытым . Открытые электронные документы публичны, доступны для широкого круга лиц, так как не несут в себе никакой тайны. Обычно так выглядит информация на сайтах, лицензионные договоры, прайсы и пр. Скрытые электронные документы может увидеть только ограниченное число людей, так как в них содержится конфиденциальная информация, порой представляющая собой коммерческую или даже государственную тайну.

По наличию электронной подписи. Все электронные документы можно разделить на подписанные электронной подписью и не подписанные. Вы наверняка знаете, что благодаря электронной подписи (далее – ЭП) можно идентифицировать лицо, подписавшее документ электронный. Следовательно, можно определить и авторство. Кроме того, ЭП гарантирует целостность и неизменность электронного документа.

Классификация электронных документов по отраслям также имеет место быть, тем более сегодня, когда электронный документооборот охватывает все больше сфер нашей деятельности. В каждой из отраслей используются как общепринятые, так и свои специфические документы. Например, в ритейле – счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные ТОРГ-12, акты об установленном расхождении ТОРГ-2, корректировочные счета-фактуры. В энергосбытовом комплексе – та же первичка плюс акты сверки, счета на оплату и др.

Подлог документов

Изготовление подложных документов, их использование и сбыт — серьезное преступление, за которое установлена административная и уголовная ответственность.

Но чтобы привлечь нарушителя к ответственности, следует правильно квалифицировать подлог. Для этого важно различать понятия служебного подлогадокументов и подделки.

В первом случае в официальные бумаги вносят недостоверные данные или делают в них исправления, которые искажают первоначальный смысл. При подделке бумага изначально не является официальной, однако преступники пытаются внешне придать ей такой статус с помощью различных средств.

Что грозит за изготовление и использование заведомо подложного документа, читайте в нашем материале.

Что значит подлог документов?

В УК РФ понятие подлога применяется только к государственным, муниципальным служащим и должностным лицам.

Под служебным подлогом документов понимают внесение в них ложных сведений или исправлений, искажающих содержание. Мотивом злоумышленника выступает корысть или иная личная заинтересованность.

Если речь идет о рядовых гражданах или организациях, следует использовать термин «подделка».

Подделка — это изготовление или подбор всех составных частей официальной бумаги (бланка, текста, печатей, штампов) либо незаконное изменение отдельных частей подлинника.

Подлог документов — это изменение официальных бумаг должностным лицом.

Какие документы являются подложными?

Важно различать фиктивные документы (подделки) и подложные. Фиктивные изготовлены по образцам официальных, подложные — и есть официальные, но с недостоверными данными или изменениями, искажающими суть.

Чаще всего злоумышленники подделывают паспорта, водительские права , удостоверения правоохранительных органов, справки о нетрудоспособности, больничные листыи справки о доходах.

При подлоге же в официальные документы вносятся заведомо ложные сведения. Например, врачом специально вписывается неверный диагноз в листок нетрудоспособности, чтобы «больной» незаконно получил пособие.

Подлог документов совершается только госслужащим.

Виды подложных документов

Говоря о видах, необходимо рассмотреть все составы преступлений, связанных с подлогом и использованием заведомо подложных бумаг.

Перечислим основные разновидности:

В УК РФ более 20 составов преступлений, включающих в себя признак «использование подложных документов».

Виды документов, подтверждающих право собственности на квартиру

Любой человек, который проживает на жилой площади, обязан иметь подтверждение собственности на нее, предусмотренное законодательством. И если какого-либо документа из них нет в наличии, необходимо срочно начать его восстановление либо получение.

Правоустанавливающие документы на квартиру – комплекс официальных бумаг,  подтверждающих право владения либо проживания на конкретной жилплощади. Важно понимать, что без наличия подтверждения собственности невозможно будет провести какие-либо сделки с недвижимостью. Подготовить и получить их можно отделение Росреестра.

Законодательное регулирование вопроса

Обозначение правоустанавливающей документации на недвижимость введено ФЗ №122 п.2 ст.4 .

Права на любой недвижимый объект необходимо регистрировать, совершается это с момента подписания и выхода закона.

Кроме того с 01.01.2017 года введен ФЗ 218 «О государственный регистрации недвижимости», который определяет нормы и стандарты, которые подтверждают право собственности.

Виды и перечень для различных ситуаций

Приватизированная жилая площадь

В таком случае на приватизированную квартируподтверждающим право собственности является соглашение на безвозмездную передачу муниципального жильяво владение гражданам.

Купля-продажа, дарение и обмен

В таких случаях у владельца в качестве удостоверяющих право на собственность остаются следующие подтверждения : договор продажи , даренияили обмена .

Эта документация и предъявляется в рег. палату.

Понятие и виды документов

Понятие, задачи и виды криминалистического исследования документов. Понятие и виды документов

Криминалистическое исследование документов — это отрасль криминалистической техники, в которой исследуются закономерно­сти природы письма, проявление при этом некоторых свойств лично­сти, способы подделки документов, а также разрабатываются средства и методы познания этих закономерностей в целях раскрытия и рассле­дования преступлений. Расследование преступлений связано с исполь­зованием разного рода информации, фиксируемой в рукописях, поли­графических изданиях, рисунках, схемах, фото- и кинопродукции, аудио- и видеокассетах, магнитных дискетах компьютеров и т. д. Эти носители информации в криминалистике выступают в качестве доку­ментов. Документ как разновидность источника доказательств характеризуется тем, что содержащаяся в нем информация выражена знаками.

Под документами следует понимать определенный материальный объект, содержащий в себе сведения, зафиксированные в виде знаков (букв, цифр, символов), предназначенные для передачи во времени и в пространстве. Возможна классификация документов по различным основаниям. С процессуальной точки зрения все документы могут быть разделены на три группы: документы — вещественные доказательства; документы — письменные доказательства; документы — образцы для сравнительного исследования. В свою очередь документы — веществен­ные доказательства могут быть подразделены на: документы — сред­ство совершения преступления; документы — средство сокрытая пре­ступления; документы — средство, способствующее раскрытию преступления и установлению существенных обстоятельств дела.

В зависимости от способа изложения содержащейся в них ин­формации документы могут быть подразделены на: письменные графические, аудиовизуальные.

По способу фиксации среди документов выделяют: докумен­ты на бумажных носителях, на магнитных носителях, документы на иных возможных объектах. По источнику, от которого доку­менты исходят, можно выделить: официальные и частные доку­менты; с известным источником происхождения (имеющие под­пись и другие реквизиты) и анонимные (без подписи или с вымышленной подписью).

По способу выполнения: от руки, на пишущей машинке, типо­графским способом и т. д.

По своему назначению это могут быть документы, удостоверя­ющие какие-либо права или факты, и документы, содержащие ка­кие-либо определенные сведения. По очередности происхождения документы делятся на оригиналы и копии.

Виды документов, удостоверяющих личность налогоплательщика

Часто при заполнении отдельных форм документов (заявлений, налоговых деклараций и др.) в отношении физического лица необходимо указывать реквизиты документа, удостоверяющего личность. При этом сам вид документа, удостоверяющего личность, обычно отражается в виде цифрового кода или буквенного сочетания.

О том, как указывать вид документов, удостоверяющих личность налогоплательщика, расскажем в нашей консультации.

Цифровые коды видов документов, удостоверяющих личность

Двухзначный код вида документа, удостоверяющего личность, приводится для упрощения автоматизированной обработки таких документов.

К примеру, цифровой код необходимо указывать по каждому застрахованному лицу в разделе 3 Расчета по страховым взносам ( Приказ ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@ ).

Кроме того, двухзначный код вида документа приводится, например, в таких формах как:

Кодировка видов документов в целом единая и может быть представлена в таблице:

Наименование документа Код Паспорт гражданина РФ 21 Свидетельство о рождении 03 Военный билет 07 Временное удостоверение, выданное взамен военного билета 08 Паспорт иностранного гражданина 10 Свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании лица беженцем на территории РФ по существу 11 Вид на жительство в РФ 12 Удостоверение беженца 13 Временное удостоверение личности гражданина РФ 14 Разрешение на временное проживание в РФ 15 Свидетельство о рождении, выданное уполномоченным органом иностранного государства 23 Удостоверение личности военнослужащего РФ 24 Иные документы 91

Справочник кодов видов документов обычно приводится в указаниях по заполнению конкретных форм.

нормативный документ

2.2 нормативный документ (requirements document): Документ, содержащий любую комбинацию рекомендаций, требований или правил, которым должен удовлетворять пакет программ.

Примечание - Например, технический или эргономический стандарт, перечень требований (или типовое техническое задание) от какой-либо группировки (например, рыночного сектора, технической ассоциации или ассоциации пользователей), закон или указ.

нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов ( ГОСТ Р 1.0 ).

(Измененная редакция, Изм. № 1).

3.1.2 нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

24 нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Примечание - Под документом следует понимать любой носитель с записанной в нем или на его поверхности информацией

3.21 нормативный документ : Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

3.14 нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

3.20 нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов ( ГОСТ 1.1-2002 ).

Виды локальных нормативных актов

В каждой организации, независимо от ее размера и сферы деятельности, должны разрабатываться локально-нормативные акты (ЛНА). У предпринимателей, которые впервые столкнулись с необходимостью составлять данные документы, может возникнуть ряд вопросов. Для чего нужны локальные акты? Кто обязан их разрабатывать? В каком порядке утверждаются данные акты? Ответы на эти и другие вопросы можно найти в статье.

Что такое локальные нормативные акты?

Локально-нормативные актыорганизации – это внутренние документы, в которых установлены права и обязанности работодателя и нанятых сотрудников в части, не урегулированной действующим законодательством. Полное определение указано в ст. 8 ТК РФ. Работодатель имеет право разрабатывать любые ЛНА с учетом своих потребностей. Документы не должны содержать норм, снижающих уровень прав и гарантий рабочего персонала, утвержденных законом. Обязанность разрабатывать данную документацию возложена на кадровую службу организации.

Документы составляются с целью адаптации трудового законодательства к особенностям конкретной компании. Локальные акты касаются трудового коллектива в целом, а также применяются для индивидуальной работы с каждым работником. Необходимо отметить, что в ТК РФ не указаны виды локальных нормативных актов и перечень документов, которые являются таковыми. Кроме того, в нем нет определения данного термина.

Виды локальных нормативных актов

Основные виды локальных актов можно разделить на:

обязательные (наличие этих документов в организации установлено законодательством); необязательные (не предусмотрены трудовым законодательством).

В зависимости от сферы действия ЛНА бывают:

общего характера (указанные в них положения распространяются на всех без исключения сотрудников компании); специального характера (прописанные в них нормы применяются в отдельных случаях).

По способу принятия ЛНА бывают:

принимаемые лично работодателем; принимаемые с учетом мнения представительного органа рабочего персонала.

Мы уже рассмотрели локальные нормативные правовые акты, понятие, виды. Теперь необходимо выяснить, какие документы относятся к ЛНА.

I. Типы, виды и формы изданий документов

1

Правила издания исторических документов в СССР. 2-еиздание, переработанное и дополненное. М., 1990.

Главное архивное управление при СМ СССР

Электронное периодическое издание «Открытый текст»

1

Введение

Издание исторических документов имеет важное научное и политическое значение, особенно возросшее в наше время. Интерес к прошлому нашею Отечества стал реальным фактором общественного сознания, что вызвало необходимость дальнейшего развития публикации документов Государственного архивного фонда СССР в целях введения в научный оборот новых комплексов исторических источников и расширения пропаганды исторических знании.

За двадцать лет, прошедших с момента выхода в свет «Правил издания исторических документов в СССР» - М., 1969), публикаторская практика обогатилась значительным количеством изданий документов и работами по истории, теории и методике археографии, в которых многие вопросы публикации исторических документов решаются по-новому.В связи с этим появилась практическая необходимость переработки этих Правил на основе изучения и обобщения всего накопленного опытанаучно-публикационнойработы.

Новая дополненная редакция «Правил издания исторических документов в СССР» является итогом дальнейшей разработки и совершенствования основных положений и методов подготовки к изданию исторических документов с учетом новых требований. Правила в основном рассчитаны на специалистов, которые, кроме археографической подготовки, обладают необходимым кругом исторических знаний, позволяющих им на высоком научном уровне издавать исторические документы. Однако к делу издания исторических документов привлекаются новые кадры, не всегда достаточно подготовленные. Поэтому в новой редакции «Правил издания исторических документов в СССР» методы подготовки исторических документов к изданию в достаточной степени детализированы и конкретизированы. Вместе с тем Правила не исключают возможность творческого применения знаний и опыта археографа, необходимых для всестороннего источниковедческого анализа документов и критического их осмысления.

Тема № 24. Основные виды бланков документов, порядок их использования.

Понятие “бланк документа”. Основные виды, бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации и Республики Коми. Порядок их учета и использования.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.( ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения)

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы - для данных видов документов можно разработать электронные бланки и сохранить их в компьютере. Использование такого подхода позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.