Виды документов в делопроизводстве

Сфера делопроизводства, как отдельная область деятельность, подразумевает качественное составление документации и организацию работы с ней. В современном делопроизводстве участвует множество документов разных видов. Все они требуют правильного оформления, обработки и хранения. Документирование деятельности помогает компаниям принимать управленческие решения, вести справочно-информационную работу и учет, поддерживать коммуникацию с клиентами и партнерами, юридически защищать свои права.

Из статьи вы узнаете:

Понятие и виды документов

В современной делопроизводственной практике встречается несколько определения понятия “документ”. В основном, они

сводятся к тому, что результатом документирования считается материальный носитель любого вида (бумага, цифровые носители, пленки) с зафиксированной на нем информацией. В качестве способа закрепления данных в делопроизводстве может использоваться письмо, печать, графика, звуко- и видеозапись.

Цели документирования можно определить следующим образом:

хранение данных и их накопление; учет информации; многократное использование; передача другим лицам; возвращение к данным во времени; доказательство информации;

Что такое документ: сущность понятия

Действующие стандарты в сфере делопроизводства определяют понятие следующим образом:

это информация, зафиксированная на материальном носителе, обладающая реквизитами для идентификации (ГОСТ Р 51141-98);
 

это идентифицируемая информация, зафиксированная на материальном носителе, созданная или полученная организацией или физическим лицом и сохраняемая ими в качестве доказательства для подтверждения обязательств, а также сопровождения деловой деятельности (ИСО 15489-1-2007).

Различные виды документации обладают собственной информационной сущностью. Они являются обязательным элементом внутренней организации любого предприятия и обеспечивают взаимодействие его структурных подразделений. Актуальная и достоверная информация — это база для принятия управленческих решений. Документы различных видов одновременно выполняют в делопроизводстве функции предмета труда и его результата.

Нормативные документы - это... Нормативно-правовые документы. Законодательные и нормативные документы

В условиях современного мира каждый человек в какой-то мере подчиняется разнообразным нормам и законам. Их совокупность, в свою очередь, именуется как нормативные документы. Это официальныеакты, соответствующие определенной установленной форме. Именно о них и пойдет речь в данной статье.

Определение

Как говорилось ранее, нормативные документы - это правовые акты, которые издаются и принимаются в рамках компетенции определенного уполномоченного должностного лица (а также государственных и муниципальных органов, профсоюзов, акционерных обществ и товариществ) или при собрании референдумов при полном и точном следовании порядкам и процедурам, установленным действующим законодательством. Последние традиционно содержат все необходимые общеобязательные правила поведения, которые рассчитаны на многократное использование и неограниченный круг лиц. Тем не менее, важно помнить, что каждое явление, действие или предмет может иметь достаточное количество трактовок. Так произошло и в рассматриваемом случае. Следует отметить, что более официальная формулировка гласит, что, с точки зрения права, нормативные документы - это деловые бумаги, которые обладают определенными существенными признаками, однозначно характеризующими их. Наиболее основные из них рассмотрим подробнее.

Признаки

Нормативно-правовые документы характеризуются по следующим критериям: правотворческое направление; бумажная форма; наличие реквизитов; компетенционные рамки; соответствие конституции и прочим актам, обладающим большей юридической силой; обязательное ознакомление населения и организаций. К ним относятся: издания какого-либо уполномоченного органа (местного самоуправления или государственной власти); обязательное наличие правовых норм, направленных на систематизацию всех уровней общественных отношений. Кроме того, принятие нового документа может ограничивать либо вовсе аннулировать действие старой нормативной документации.

Виды и назначения паспортов в Российской Федерации

Паспорт является документом, удостоверяющим личность гражданина на территории РФ или за ее пределами.

Выделяют различные виды паспорта, в зависимости от назначения документа.

Выдача, замена и правила использования паспортов регулируются целым рядом нормативных документов.

Паспортная система РФ

В нашей стране паспортная система – эта совокупность взаимоотношений между гражданами и органами внутренних дел, возникающих в связи с необходимостью учета и систематизации населения страны.

Помимо органов внутренних дел, к процедуре оформления паспорта гражданина при необходимости могут быть привлечены и другие уполномоченные организации: ЗАГСы, учреждения здравоохранения, военкоматы, ТСЖ и т.д.

Основные функции паспортной системы в нашей стране:

Предоставление гражданам главного документа, удостоверяющего их личность . Наличие данного документа дает возможность свободно перемещаться, реализовывать себя в социальной сфере (поступить в ВУЗ, устроиться на работу и т.д.), участвовать в голосовании, получить при наличии паспорта иные необходимые документы, открыть лицевой счет в банке, вступить в банк и т.д. Учет населения. Получение государством сведений относительно миграционных процессов, изменения численности и состава населения и т.д. Борьба с правонарушениями. Наличие паспортов позволяет идентифицировать личность преступника, найти пропавшего без вести, обнаружить неплательщика алиментов и т.д. Регулировать расселение граждан по территории страны. Регистрационный учет позволяет контролировать заселение людьми определенных территорий и при необходимости влиять на этот процесс.

Отчетный документ: виды, форма, образец и оформление

Правильное ведение документации важно для любой организации, поскольку позволяет грамотно заниматься основной деятельностью и не бояться налоговых и прочих проверок. Отчетные документы готовятся в разнообразных видах и формах. Разновидности документации отличаются в зависимости от типа компании, рода ее деятельности и многих других факторов.

Общее понятие

Отчетный документ отражает комплекс показателей с результатами работы компании за выбранный период. В отчетности могут содержаться таблицы с бухгалтерскими, статистическими и другими данными. Отчет – это итог работы по учету сведений.

Отчеты составляются по формам, которые рекомендуют Минфин и служба Госстатистики. Они могут представлять собой сводки по конкретным отраслям, а также по территориальным участкам – районам, областям, по всей полноте хозяйства.

Отчетные документы могут классифицироваться по видам, периодам, объему данных, степени их обобщенности.

Разновидности

По видам отчетность делится на:

бухгалтерскую; статистическую; оперативную.

Бухгалтерская – это систематизированные данные об имуществе организации, ее финансах, результатах работы. Отчетные бухгалтерские документы готовятся по информации учетов.

Статистическая подготавливается по сведениям статистических, бухгалтерских и оперативных учетов.

Оперативная отчетность готовится по оперативным материалам за определенные временные интервалы – неделю, месяц, декаду и так далее. Эти сведения помогают вести оперативный контрольза рабочими процессами в организации.

Регулярность подготовки отчетных документов может быть:

внутригодовой – за день, пятидневку, декаду, месяц, квартал, полгода. годовой – это сводка за год.

Внутригодовая статистическая отчетность является текущей, а бухгалтерская – промежуточной.

Степень обобщения сведений в отчетности может быть различной. В зависимости от этого показателя отчеты бывают:

первичными – они составляются непосредственно организацией; сводными – готовятся вышестоящими учреждениями.

Любая отчетность должна представлять достоверные данные о деятельности организации, ее финансовом положении, результатах работы, любых изменениях этих сведений.

1.2. Нормативные документы по стандартизации и виды стандартов

В процессе стандартизации вырабатываются нормы, прави­ла, требования, характеристики, касающиеся объекта стандар­тизации, которые оформляются в виде нормативного документа.

Рассмотрим разновидности нормативных документов, которые рекомендуются руководством 2 ИСО/МЭК, а также принятые в государственной системе стандартизации РФ. Руководство ИСО/МЭК рекомендует: стандарты, документы технических условий, своды правил, регламенты (технические регламенты), положения.

Стандарт — это нормативный документ, разработанный на ос­нове консенсуса, утвержденный признанным органом, направ­ленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области*. В стандарте устанавливаются для все­общего и многократного использования общие принципы, пра­вила, характеристики, касающиеся различных видов деятельно­сти или их результатов. Стандарт должен быть основан на обобщенных результатах научных исследований, технических достижений и практического опыта, тогда его использование принесет оптимальную выгоду для общества.

*Определение термина дано согласно Guide2 ISO/IES,1991 (Руководство 2 ИСО/МЭК, 1991).

Предварительный стандарт — это временный документ, кото­рый принимается органом по стандартизации и доводится до ши­рокого круга потенциальных потребителей, а также тех, кто мо­жет его применить. Информация, полученная в процессе ис­пользования предварительного стандарта, и отзывы об этом до­кументе служат базой для решения вопроса о целесообразности принятия стандарта.

Стандарты бывают международными, региональными, на­циональными, административно-территориальными. Они при­нимаются соответственно международными, региональными, национальными, территориальными органами по стандартиза­ции. Все эти категории стандартов предназначены для широ­кого круга потребителей. По существующим нормам стандартиза­ции стандарты периодически пересматриваются для внесения изменений, чтобы их требования соответствовали уровню научно-технического прогресса, или, согласно терминологии ИСО/МЭК, стандарты должны представлять собой «признанные техниче­ские правила». Нормативный документ, в том числе и стан­дарт, считается признанным техническим правилом, если он разработан в сотрудничестве с заинтересованными сторонами путем консультаций и на основе консенсуса.

ДОКУМЕНТЫ. Виды документов, их классификация

 

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными;

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу)

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

RuGost - RuGost

ГОСТ 34.201-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначения документов при создании автоматизированных систем (Взамен ГОСТ 24.101-80, ГОСТ 24.102-80)

УДК 65.015.13.011.56:006.354

Группа П87

 

Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й   С Т А Н Д А Р Т   С О Ю З А   С С Р

ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ

Комплекс стандартов на автоматизированные системы

   

Information technology. Set of standards for automated systems. Types, sets and indication of documents for automated systems design

ОКСТУ 0034

Дата введения 01.01.90

Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы (АС), используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т. п.), включая их сочетание, и устанавливает виды, наименование, комплектность и обозначение документов, разрабатываемых на стадиях создания АС, установленных ГОСТ 24.601.

Пояснение терминов, применяемых в настоящем стандарте, приведены в приложении 1.

1. ВИДЫ И НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Состав видов документов, разрабатываемых на стадии «Исследование и обоснование создания АС» определяют в соответствии с разд. 3 ГОСТ 24.601, исходя из требуемых результатов выполнения данной стадии.

1.2. На стадии «Техническое задание» разрабатывают Техническое задание (ТЗ) на создание автоматизированной системы в соответствии с требованиями ГОСТ 34.602 .

Виды документов правила их оформления — Ваше право

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

Как известно, в практической деятельности людей, предприятий, организаций широко используются деловые документы . Сам процесс создания делового документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам представляет собой документирование .

Совокупность документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих между собой, отражающую деятельность любого предприятия образует систему документации (систему документационного обеспечения деятельности предприятия).

Определение документа можно найти в стандартах ISO, государственных стандартах Российской Федерации (ГОСТах).

Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино- и звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом и функций и т.д. Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа. Документ выполняет две группы функций: общую и специальную.

К общим функциям относятся : информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные функции : управленческая, правовая, функция исторического источника (12-14% всех создаваемых в обществе документов).

Документы и их разновидности. Методика регламентации состава конфиденциальных документов

1. Документ (понятие)

Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

По другой версии слово "dek" происходит от числа "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Что такое нормативный документ

Автор КакПросто!

Часто в специальной литературе и в жизни можно встретить такое понятие, как «нормативный документ». На них ссылаются, обосновывая правильность и законность своих действий или принимаемых решений. Но что входит в это понятие, какие юридические акты и документы можно считать нормативными?

По сути, нормативным можно считать любой документ, принятый или изданный правотворческим органом. Правотворчество – один и аспектов функционирования государства. Оно осуществляется с целью формирования правовой системы и включает в себя разработку правовых норм, регулирующих все виды правовых взаимоотношений, а также их изменение, отмену или дополнение. Это процесс постоянный, поскольку реалии жизни постоянно изменяются. Поэтому нормативные документы создаются в рамках единой и непротиворечивой системы правовых норм для регулирования сложившихся в государстве и обществе разнообразных отношений.
Правотворческую деятельность осуществляют органы, в полномочия которых она входит. Это органы как высшей государственной власти и субъектов федерации, так и муниципальные органы власти и управления. В некоторых случаях правотворческая деятельность осуществляется гражданами страны путем участия в референдумах.
Таким образом, нормативный документ, это официальный правовой акт, принятый тем или другим правотворческим органом в пределах его компетенции. Его выполнение является общеобязательным на постоянный срок или на какой-то ограниченный период времени. Рассчитан нормативный документ на многократное применение.
Название нормативного документа, форма его изложения и его нормативное содержание взаимосвязаны. Нормативный документ может существовать в форме закона, указа, постановления, решения, приказа, распоряжения, свода правил, инструкций, положения. Исключением являются письма и телеграммы, они не могут считаться нормативными актами и документами.
Основным и главным нормативным документом страны является Конституция Российской Федерации, она имеет высшую юридическую силу. Это закон прямого действия, выполнение норм которого приоритетно и обязательно на территории всего государства, для органов власти любого уровня. Остальные законы и другие нормативные документы, принимаемые органами правотворчества, не должны противоречить тем нормам, которые изложены в Конституции.
Другими важными нормативными актами являются правовые нормы, устанавливаемые различными Кодексами, содержащими нормы какой-то одной отрасли права, например: гражданский, уголовно-процессуальный, жилищный, градостроительный, лесной, водный и пр. Законы могут принимать как государственные органы, так и органы исполнительной власти субъектов РФ: республики, края, области, и пр.

Совет полезен?

Распечатать

Что такое нормативный документ